Privacy

Privacyverklaring

Met ingang van 25 mei 2018 geldt in de gehele EU een nieuwe data- en privacywetgeving, General Data Protection Regulation (GDPR).
Deze staat in Nederland bekend als Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).De Wet Bescherming persoonsgegevens (WBP) komt hiermee te vervallen.
In het kader van de AVG is deze privacyverklaring op de website geplaatst. Wanneer u in deze praktijk een therapie traject aangaat, verklaart u dat u op de hoogte bent van de tekst op deze pagina, en hiermee akkoord gaat. U krijgt deze privacyverklaring bij de aanvang van een therapietraject ook via de e-mail toegestuurd.

 

AVG in deze praktijk – de hoofdlijnen

• De therapiepraktijk
  Bij LEAF worden door uw therapeut diverse persoonsgegevens van u verwerkt. Deze noodzakelijkheid heeft tot doel om de therapeutische behandeling, dossierverplichting en de financiële afhandeling correct te laten verlopen.
  Er worden in principe géén persoonsgegevens of persoonlijke gegevens voor andere doeleinden dan genoemde verwerkt of uitgewisseld met derden.
  Uw gegevens zijn goed beveiligd tegen onbevoegde toegang.
  Uw gegevens kennen een wettelijk bewaartermijn van twintig jaar.
• U als betrokkene
  U heeft het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden. Ook heeft u recht op inzage, aanpassing en (gedeeltelijke) verwijdering van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad).
  U bepaalt of en zo ja welke informatie aan derden kan worden doorgegeven

AVG in deze praktijk – nader uitgewerkt

1. Uw persoonsgegevens in onze administratie.
2. Uw persoonlijke gegevens in een dossier.
3. Uw persoonlijke gegevens bij betaling van een consult.
4. Uw gegevens op de nota.
5. Privacy in de correspondentie.
6. Privacy in de wachtkamer.
7. Privacy in de spreekkamer.
8. Beveiliging digitale gegevens.

 

1. Uw persoonsgegevens in onze administratie

• Wij zijn verplicht om vast te stellen dat de opgegeven identiteit overeenkomt met de werkelijke identiteit. Daartoe toont u ons uw ID-kaart, paspoort of rijbewijs.
• Om voor (gedeeltelijke) vergoeding door uw ziektekostenverzekering in aanmerking te komen worden er op uw nota uw persoonsgegevens en verzekeringsgegevens vermeld. Dit is de reden waarom wij deze gegevens bij u opvragen.
• Uw persoonsgegevens staan in uw dossier (zie punt 2).
• Een kopie van elke nota wordt opgeslagen in een beveiligde computer (zie punt 9, beveiliging digitale gegevens), die niet op een netwerk is aangesloten.

 

2. Uw persoonlijke gegevens in een dossier

• Wij zijn door de beroepsorganisaties, zorgverzekeringen en wetgeving verplicht een registratie en dossier bij te houden van uw persoonsgegevens en uw persoonlijke gegevens.
• Dit dossier bevat (eventuele) digitale aantekeningen (opgeslagen in een beveiligde computer), de behandelovereenkomst, eventueel een incassomachtiging en/of de verwijsbrief en andere correspondentie, alsmede de persoonlijke, handgeschreven aantekeningen van elke sessie door de therapeut. De handgeschreven werkaantekeningen worden bewaard in een afsluitbare kast in de praktijkruimte van de therapeut. Deze werk-aantekeningen kunnen niet worden ingezien door de cliënt. Na afloop van de behandeling wordt u dossier, conform wettelijke regels twintig jaar bewaard in ons archief.
• Uw dossier kent een wettelijk bewaartermijn van twintig jaar (vanaf de laatste behandeling).
• U heeft recht op inzage, aanpassing en (gedeeltelijke) verwijdering van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad en dit past binnen “goed hulpverlenerschap”).
• Uw therapeut valt onder het beroepsgeheim. Het beroepsgeheim is de plicht om te zwijgen over feiten en gegevens, die bij het uitoefenen van het beroep bekend raken. Het wordt ook wel zwijgplicht genoemd. Slechts pas na uw schriftelijke toestemming kunnen bepaalde gegevens met derden gedeeld worden.
• U bepaalt zelf of het verstandig is of informatie uit het dossier aan derden kan worden doorgegeven. Over de wenselijkheid daarvan kunt u hulp en advies inwinnen bij uw therapeut.
• Er bestaan situaties waarin het beroepsgeheim kan worden doorbroken. Sinds 2013 zijn alle hulpverleners verplicht de meldcode voor huiselijk geweld en kindermishandeling te gebruiken.

 

3. Uw persoonlijke gegevens bij betaling van een consult. 

• Een betaling per overschrijving: uw naam komt voor op afschriften van de bankrekening van LEAF. Wanneer u een betaling doet middels overschrijving geeft u bij betaling toestemming om uw betaalgegevens te verzenden. De accountant van LEAF kan hierdoor uw (achter-)naam en rekeningnummer in de financiële administratie tegenkomen. Dit geldt tevens voor de belastingdienst in geval van controle.
• Bij een betaling via een automatische incasso die u verstrekt aan LEAF wordt uw naam niet op onze afschriften en online bankgegevens vermeldt, omdat deze betaling in een batch verwerkt wordt. Uiteindelijk is in de administratie van LEAF wel uw factuur gekoppeld aan deze bijschrijving. In het onlinebankierprogramma zijn uw bankrekeninggegevens en uw naam ingevoerd om een automatische incasso te kunnen verrichten.

 

4. Uw gegevens op de nota 

• Na elke sessie ontvangt u een nota. Wilt u in aanmerking komen voor een (gedeeltelijke) vergoeding van de behandeling, dan wil uw ziektekostenverzekering een aantal gegevens van u op de nota terugzien wanneer u deze aanlevert. Dat is de reden waarom wij daarop niet alleen uw naam en adres vermelden, maar ook uw geboortedatum. Wanneer u uw nota indient bij uw zorgverzekeraar raakt het vragen van hulp (de verrichting) bekend. De inhoud van de behandeling raakt niet bekend, in het kader van het beroepsgeheim wordt hier niet over gecommuniceerd met de vergoedende instantie.
• Wanneer uw werkgever de nota betaalt, dan raakt uw naam en de datum van uw bezoek aan de praktijk bekend, maar ook hier geldt dat op de inhoud van de gesprekken beroepsgeheim rust, en dus nooit opvraagbaar is door de betalende partij.
• Aangezien uw naam, adres en geboortedatum vermeldt staan op de factuur, is deze informatie ook inzichtelijk voor de accountant van LEAF, alsmede eventueel voor medewerkers van het online boekhoudprogramma Exact Online. Met beide is een bewerkersovereenkomst afgesloten, om uw privacy te waarborgen.
• U kunt aangeven of u de nota uitgeprint overhandigd wenst te ontvangen, of dat u deze in PDF via de reguliere mail wilt ontvangen.

 

5. Privacy in de correspondentie

• E-mails over algemene zaken als datum, bevestiging of wijziging van een afspraak kun u mailen naar: welkom@leaftherapie.nl.
• Wij adviseren u geen persoonlijke gegevens te mailen. Mocht u dit toch willen, dan kunt u inloggen in uw persoonlijke cliëntportaal, waar iedere client van LEAF zelf toegang toe heeft. Via dit portaal kunt u beveiligde berichten sturen.
• Wanneer u geen client van LEAF bent, kun u gebruik maken van het contactformulier op de website, deze berichten komen binnen in het beveiligde portaal van LEAF, waar de praktijkhouder toegang toe heeft.
• Wanneer u toch persoonlijke gegevens naar het standaard mailadres van de praktijk stuurt, dan wordt uw mail met persoonlijke inhoud opgeslagen in uw dossier, en digitaal opgeslagen. U bent zelf verantwoordelijk wanneer u besluit persoonlijke informatie via de reguliere e-mail te sturen.
• Schriftelijke correspondentie via PostNL wordt in de brievenbus van de praktijk (en woonadres) ontvangen. Deze wordt geleegd door de praktijkhouder.

 

7. Privacy in de wachtkamer

• Wij kunnen niet inschatten of u in de wachtkamer iemand tegenkomt die u kent. LEAF heeft wel een aparte ingang en aparte uitgang. U hoeft dus niet opnieuw door de wachtkamer om de praktijk te verlaten. Wij kunnen niet garanderen dat u niemand tegenkomt op de oprit. Mocht u hier bezwaar tegen hebben, laat u dit dan weten, zodat we samen kunnen zoeken naar een oplossing.

8. Privacy in de spreekkamer. 

• Uw therapeut valt onder het beroepsgeheim. Het beroepsgeheim is de plicht om te zwijgen over feiten en gegevens van derden, die iemand bij het uitoefenen van zijn beroep te weten is gekomen. Het wordt ook wel zwijgplicht genoemd.
• Soms wordt het beroepsgeheim verbroken. Sinds 2013 zijn alle hulpverleners verplicht de meldcode voor huiselijk geweld en kindermishandeling te gebruiken.
• Er worden geen geluids- of video opnames gemaakt in de spreekkamer. Niet door de therapeut, maar ook niet door de cliënt.
• Een uitzondering hierop zijn relatiegesprekken, deze kunnen worden opgenomen zodat de therapeut en de cliënt deze naderhand kunnen bekijken. Dit gebeurt alleen na expliciete toestemming en afstemming met de cliënt(en). Er worden nooit video opnames gemaakt zonder uw toestemming.

 

9.  Beveiliging digitale gegevens. 

• Beveiliging website: LEAF heeft een beveiligde (https) website met cookie vermelding.  De website maakt alleen gebruik van functionele cookies.
• Met zowel de website hosting partij als de website-developer is een bewerkersovereenkomst afgesloten om uw privacy te waarborgen.
• Voor het ontvangen van privacy-gevoelige mailberichten is een beveiligde mailbox ingericht met het volgende adres:Leaftherapie@protonmail.com.
• Mocht een cliënt per abuis de persoonlijke informatie naar het standaard mailadres hebben verstuurd, dan wordt deze bewaard op de computer van LEAF die is beveiligd met een wachtwoord en voorzien van de laatste beveiligingsupdates.
• LEAF beschikt over een eigen afgeschermde WiFi netwerk, deze is bedoeld voor cliënten of andere bezoekers van LEAF en is beveiligd met een wachtwoord. Daarnaast heeft LEAF een apart afgeschermd WiFi netwerk, welke alleen bedoeld is voor intern gebruik en niet gedeeld wordt met cliënten en andere bezoekers. Dit Wifi netwerk is beveiligd met een wachtwoord. Ook alle andere apparatuur (computer, laptop, mobiele telefoon) zijn met degelijke wachtwoorden beveiligd.
• Er worden in deze praktijk geen digitale beeld- of geluidsopnamen gemaakt of opgeslagen. Niet door de therapeut, maar ook niet door de cliënt. Uitzonderingen zijn eventueel mogelijk, maar dienen schriftelijk vastgelegd te worden in een document met handtekening. Dit document wordt opgeslagen in het cliëntendossier.